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Information darf nicht digital übermittelt werden

Betriebe müssen jetzt ausführlicher als bisher einen Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen erbringen, auch über die Zusammensetzung des Entgeltes. Dazu gehören auch Gehaltsbestandteile, die in die betriebliche Altersversorgung fließen. Betroffen sind laut Gesetz „alle wesentlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses“ – und zwar sowohl bei neuen Arbeitsverträgen als auch bei Änderungen bestehender Verträge. 

Wichtig: Der Nachweis muss schriftlich und eigenhändig unterschrieben übergeben werden. Die digitale Übermittlung, etwa per E-Mail, ist nicht zulässig. Außerdem gelten nun strengere Fristen als zuvor. Bei Änderungen an wesentlichen Vertragsinhalten (dazu zählt auch die bAV) müssen Beschäftigte spätestens an dem Tag informiert werden, an dem die Änderungen wirksam werden. Bei neuen Arbeitsverträgen sind Arbeitnehmer spätestens an ihrem ersten Arbeitstag „über Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgeltes“ in Kenntnis zu setzen. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses in die Niederschrift aufgenommen werden.  Für jeden nicht fristgerecht, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder gar nicht informierten Arbeitnehmer droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.

Umstritten: Gilt das Gesetz auch bei Entgeltumwandlung?

Bei der betrieblichen Altersversorgung ergeben sich darüber hinaus einige spezielle Aspekte. Wird die bAV über einen externen Versorgungsträger zugesagt, so muss der Arbeitgeber dessen Namen und Anschrift nennen. Diese Nachweispflicht gilt aber nur, wenn der Versorgungsträger nicht selbst zu dieser Information verpflichtet ist, also wie bei Pensionsfonds und Pensionskasse sowie bei Direktversicherungen. 

Experten von der Württembergischen Versicherung machen noch auf einen weiteren wichtigen Punkt aufmerksam, über den häufig Unklarheit herrscht: Umstritten ist derzeit noch, ob das neue NachweisG nur für arbeitgeberfinanzierte bAV oder auch bei Entgeltumwandlung gilt. In einer Mitteilung des Arbeitsministeriums heißt es nämlich, dass die Entgeltumwandlung nicht betroffen ist. Im Gesetz finden sich diese Hinweise aber nicht. Deshalb raten die meisten Fachleute, sicherheitshalber auch bei der Entgeltumwandlung die Vorschriften des Nachweisgesetzes zu beachten.